GENERALIDADES

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, SMART AGENCIA DIGITAL SAS – COHESIVA establece en el presente documento los mecanismos y procedimientos para la protección y tratamiento de los datos personales que recopila en el ejercicio de sus actividades comerciales, operativas y administrativas.

Esta Política aplica a todas las personas naturales cuyos datos sean tratados por La Entidad, incluyendo clientes, prospectos, proveedores, colaboradores y visitantes de sus plataformas digitales.

I. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE

  • Razón Social: Smart Agencia Digital SAS
  • NIT: 901.248.473-4
  • Domicilio Principal: Calle 98 # 21 – 50, Of. 902 Bogotá D.C., Colombia
  • Teléfono de Contacto: 316 587 8104
  • Correo Electrónico: comercial@smartsi.info
  • Plataformas Operadas: cohesiva.com.co, srvsmart.com y smartsi.co

II. ÁMBITO DE APLICACIÓN


La presente Política es aplicable a todos los datos personales registrados en cualquier base de datos de La Entidad cuyo titular sea una persona natural, independientemente del medio por el cual fueron recopilados: sitios web, teléfono, correo electrónico o relación comercial directa.

Quedan comprendidos dentro de este ámbito los datos de: clientes actuales y potenciales, proveedores y aliados comerciales, colaboradores y contratistas, y visitantes de las plataformas digitales de La Entidad.

III. DEFINICIONES

  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus datos personales.
  • Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable.
  • Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales.
  • Cookies: Archivos de texto que los sitios web almacenan en el dispositivo del Usuario.
  • Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural.
  • Dato Sensible: Información que afecta la intimidad del Titular.
  • Encargado del Tratamiento: Persona que realiza el Tratamiento por cuenta del Responsable.
  • Responsable del Tratamiento: Persona que decide sobre la base de datos.
  • Titular: Persona natural cuyos datos son objeto de Tratamiento.
  • Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales.
  • Transferencia: Envío de datos personales a otro Responsable.
  • Transmisión: Comunicación de datos a un Encargado.

IV. PRINCIPIOS RECTORES

El Tratamiento de datos personales por parte de La Entidad se rige por los siguientes principios:

  • Legalidad: El Tratamiento se realiza conforme a las disposiciones vigentes.
  • Finalidad: El Tratamiento obedece a una finalidad legítima.
  • Libertad: Solo con consentimiento del Titular.
  • Veracidad: La información debe ser veraz.
  • Transparencia: Se garantiza el derecho a conocer el tratamiento.
  • Acceso y circulación restringida: Los datos no estarán disponibles en internet salvo información pública.
  • Seguridad: Los datos serán protegidos.
  • Confidencialidad: Quienes administren datos deberán mantener reserva.

V. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

5.1. Clientes y prospectos

  • Gestionar la relación comercial.
  • Atender solicitudes y reclamos.
  • Enviar información comercial.
  • Informar cambios en servicios.
  • Evaluar la calidad de los servicios.
  • Gestionar el acceso a plataformas.

5.2. Proveedores y aliados

  • Gestionar la relación contractual.
  • Cumplir obligaciones contables y tributarias.
  • Gestionar pagos y facturación.

5.3. Colaboradores y contratistas

  • Gestionar la relación laboral.
  • Cumplir obligaciones legales laborales.
  • Controlar acceso a sistemas.

5.4. Visitantes de plataformas digitales

  • Analizar comportamiento de navegación.
  • Gestionar formularios de contacto.
  • Garantizar la seguridad del sitio.

VI. DATOS RECOPILADOS Y MEDIOS DE RECOLECCIÓN

6.1 Tipos de datos recopilados

  • Datos de identificación: nombre completo, número de identificación, fecha de nacimiento.
  • Datos de contacto: correo electrónico, número telefónico y dirección.
  • Datos tributarios y comerciales necesarios para la facturación.
  • Datos de navegación como dirección IP, dispositivo y páginas visitadas.
  • Datos laborales o profesionales cuando exista relación contractual.

La Entidad no recopila datos sensibles en el desarrollo ordinario de sus actividades.

6.2 Medios de recolección

  • Formularios electrónicos en los sitios web.
  • Comunicaciones enviadas por correo electrónico.
  • Contacto telefónico o atención directa.
  • Relaciones comerciales o contractuales.
  • Eventos y reuniones corporativas.

VII. COOKIES Y TECNOLOGÍAS DE RASTREO

Las plataformas digitales pueden utilizar cookies para mejorar la experiencia de navegación.

Tipos de cookies utilizadas

  • Cookies técnicas: necesarias para el funcionamiento del sitio web.
  • Cookies analíticas: permiten analizar el comportamiento de los usuarios.
  • Cookies de preferencias: recuerdan configuraciones del usuario.

VIII. DERECHOS DE LOS TITULARES

Los Titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos:

  • Conocer: acceder a los datos personales tratados.
  • Actualizar y rectificar: corregir información inexacta.
  • Suprimir: solicitar la eliminación de sus datos.
  • Revocar la autorización: retirar el consentimiento.
  • Solicitar prueba de la autorización.
  • Ser informado: conocer el uso dado a sus datos.

IX. TRATAMIENTO DE DATOS DE MENORES

La Entidad no recopila datos personales de menores de edad de forma intencional.

X. OBLIGACIONES DEL TITULAR

  • Suministrar información veraz y actualizada.
  • Actualizar sus datos cuando sea necesario.
  • Otorgar autorización para el tratamiento de datos.

XI. OBLIGACIONES DE LA ENTIDAD

  • Informar al Titular sobre la finalidad de la recolección.
  • Solicitar autorización previa.
  • Garantizar el uso seguro de la información.
  • Atender consultas y reclamos.

XII. PROCEDIMIENTO DE CONSULTAS Y RECLAMOS

  • Correo electrónico: comercial@smartsi.info
  • Teléfono: 316 587 8104
  • Dirección: Calle 98 # 21 – 50 Oficina 902, Bogotá D.C.

XIII. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS

La Entidad podrá transferir datos personales cuando sea necesario para el cumplimiento de obligaciones contractuales o legales.

XIV. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

La Entidad implementa medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos personales.

XV. CONSERVACIÓN DE LOS DATOS

Los datos serán conservados únicamente durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recolectados.

XVI. VIGENCIA

La presente Política entra en vigencia a partir de su publicación y permanecerá vigente hasta que sea modificada o reemplazada.